Tin tức

Phần mềm quản lý vận tải eZLog – Giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp vận tải

Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp vận tải vẫn quản lý đơn hàng, lịch xe, tài xế, chi phí và công nợ bằng Excel, giấy tờ hoặc trao đổi qua điện thoại, Zalo. Cách làm này có thể đáp ứng khi quy mô còn nhỏ, nhưng nhanh chóng phát sinh nhiều vấn đề khi số lượng xe và chuyến vận chuyển tăng lên.

Thông tin nằm rải rác ở nhiều bộ phận khiến doanh nghiệp mất thời gian tổng hợp, khó kiểm tra tiến độ và dễ xảy ra sai lệch. Điều phối viên phải gọi hỏi từng tài xế, kế toán phải nhập lại dữ liệu từ nhiều nguồn, còn người quản lý thường chỉ biết chuyến xe lời hay lỗ sau khi đã kết thúc kỳ đối soát.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp vận tải là gì?

Hệ thống quản trị doanh nghiệp vận tải là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ hoạt động kinh doanh và vận hành, bao gồm:

  • Khách hàng và hợp đồng
  • Đơn hàng, lô hàng và chuyến vận chuyển
  • Điều phối xe và tài xế
  • Phương tiện, bảo dưỡng và sửa chữa
  • Nhân viên, hợp đồng lao động và tiền lương
  • Nhiên liệu, tạm ứng và các khoản chi phí
  • Bảng kê, thanh toán và công nợ
  • Báo cáo doanh thu, chi phí và hiệu quả hoạt động

Khác với một phần mềm chỉ tập trung vào điều phối vận tải, hệ thống quản trị doanh nghiệp vận tải còn kết nối dữ liệu giữa bộ phận kinh doanh, điều hành, kế toán, nhân sự và ban lãnh đạo.

Mỗi dữ liệu chỉ cần nhập một lần và được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quy trình, giúp hạn chế nhập lại, giảm sai sót và tăng tính minh bạch.

Các chức năng chính của eZLog

Quản lý khách hàng và hợp đồng

eZLog giúp doanh nghiệp lưu trữ tập trung:

  • Thông tin khách hàng
  • Người liên hệ
  • Địa điểm lấy và giao hàng
  • Hợp đồng vận chuyển
  • Bảng giá và điều khoản thanh toán
  • Tài liệu, chứng từ đính kèm

Dữ liệu khách hàng được liên kết trực tiếp với đơn hàng, bảng kê và công nợ.

Quản lý đơn hàng và lô hàng

Doanh nghiệp có thể tạo, theo dõi và tìm kiếm đơn hàng theo:

  • Khách hàng
  • Thời gian
  • Tuyến vận chuyển
  • Loại hàng
  • Trạng thái
  • Phương tiện
  • Tài xế

Thông tin được đồng bộ từ khi tạo đơn đến khi điều xe, hoàn thành chuyến và đối soát.

Điều phối xe và tài xế

Điều phối viên có thể phân công phương tiện, tài xế và lịch trình cho từng chuyến.

Lịch xe được cập nhật tập trung, giúp doanh nghiệp hạn chế phụ thuộc vào trí nhớ hoặc sổ tay của một cá nhân. Khi điều phối viên nghỉ đột xuất, người khác vẫn có thể tiếp nhận công việc dựa trên dữ liệu có sẵn.

Quản lý phương tiện

eZLog hỗ trợ quản lý xe công ty, xe đối tác và xe thuê ngoài với các thông tin:

  • Biển số xe
  • Loại phương tiện
  • Chủ xe
  • Trạng thái hoạt động
  • Hạn đăng kiểm
  • Hạn bảo hiểm
  • Lịch sử vận chuyển
  • Lịch sử bảo dưỡng, sửa chữa

Hệ thống cảnh báo giấy tờ sắp hết hạn để doanh nghiệp chủ động xử lý.

Quản lý nhân viên và tài xế

Hệ thống lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhân sự như:

  • Thông tin cá nhân
  • Phòng ban, chức vụ
  • Quá trình công tác
  • Bằng lái, bằng cấp và chứng chỉ
  • Hợp đồng lao động
  • Tài khoản ngân hàng
  • Khen thưởng, kỷ luật
  • Nghỉ phép
  • Hồ sơ và tài liệu liên quan

Doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự ngay trên cùng hệ thống với dữ liệu vận hành.

Quản lý tiền lương và tạm ứng

eZLog hỗ trợ thiết lập lương cố định, lương chuyến, phụ cấp và các khoản liên quan đến từng nhân viên.

Hệ thống có thể tổng hợp:

  • Lương cơ bản
  • Lương theo chuyến
  • Phụ cấp
  • Tiền thưởng
  • Tiền phạt
  • Khoản tạm ứng
  • Các khoản khấu trừ
  • Thu chi liên quan đến tài xế

Kế toán không phải nhập lại toàn bộ dữ liệu mỗi tháng vì các khoản phát sinh đã được ghi nhận trong quá trình vận hành.

Quản lý nhiên liệu

Doanh nghiệp có thể:

  • Thiết lập loại nhiên liệu
  • Khai báo giá theo từng thời gian
  • Sử dụng giá thị trường hoặc giá hợp đồng riêng
  • Thiết lập định mức nhiên liệu
  • Tạo phiếu cấp phát
  • Theo dõi số lượng và chi phí nhiên liệu
  • So sánh mức tiêu hao thực tế với định mức

Khi chọn loại nhiên liệu và nhập số lượng cấp phát, hệ thống tự động lấy đơn giá phù hợp để tính tổng tiền.

Quản lý sửa chữa và bảo dưỡng

eZLog giúp theo dõi:

  • Phương tiện cần sửa chữa
  • Nội dung sửa chữa
  • Gara thực hiện
  • Chi phí dự kiến và thực tế
  • Số tiền tài xế đã ứng
  • Số tiền còn nợ gara
  • Hình thức thanh toán
  • Lịch sử sửa chữa của từng xe

Dữ liệu này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và chủ động kế hoạch bảo dưỡng phương tiện.

Quản lý chi phí vận tải

Toàn bộ chi phí được tập hợp theo chuyến, xe, tài xế, tuyến đường hoặc khách hàng.

Người quản lý có thể biết một chuyến vận chuyển phát sinh những khoản nào, chi phí thực tế bao nhiêu và hiệu quả kinh doanh ra sao.

Quản lý chứng từ

Hóa đơn, biên bản giao nhận, phiếu cân, hình ảnh và các tài liệu liên quan có thể được đính kèm trực tiếp vào đơn hàng hoặc chuyến xe.

Việc lưu trữ tập trung giúp hạn chế thất lạc chứng từ và rút ngắn thời gian tìm kiếm, đối chiếu.

Quản lý bảng kê, thanh toán và công nợ

eZLog hỗ trợ theo dõi giao dịch giữa doanh nghiệp với:

  • Khách hàng
  • Nhà cung cấp
  • Đơn vị vận tải
  • Chủ xe thuê ngoài
  • Tài xế
  • Gara và cây xăng

Các khoản đến hạn hoặc quá hạn được hiển thị trên hệ thống để kế toán chủ động thu hồi và thanh toán công nợ.

Báo cáo quản trị

Hệ thống tổng hợp dữ liệu thành các báo cáo như:

  • Số lượng chuyến vận chuyển
  • Doanh thu theo khách hàng
  • Chi phí theo xe hoặc tuyến
  • Hiệu quả khai thác phương tiện
  • Tình trạng công nợ
  • Chi phí nhiên liệu
  • Chi phí sửa chữa
  • Tiền lương và tạm ứng
  • Kết quả hoạt động theo từng giai đoạn

Ban lãnh đạo có thể theo dõi tình hình doanh nghiệp trên một màn hình thay vì chờ các bộ phận tổng hợp thủ công.

Lợi ích của eZLog đối với doanh nghiệp vận tải

Dữ liệu tập trung và xuyên suốt

Thông tin được kết nối từ khách hàng, đơn hàng, điều phối, thực hiện chuyến đến bảng kê, thanh toán và tiền lương.

Các bộ phận cùng sử dụng một nguồn dữ liệu, hạn chế mỗi phòng ban quản lý một file riêng.

Tiết kiệm thời gian

Nhân viên không phải nhập lại cùng một thông tin nhiều lần. Kế toán không cần chờ điều phối gửi bảng tổng hợp cuối tháng mới bắt đầu đối soát.

Kiểm soát chi phí rõ ràng

Mỗi khoản chi đều có nguồn phát sinh cụ thể, giúp doanh nghiệp hạn chế chi phí thiếu minh bạch và phát hiện sớm các khoản bất thường.

Giảm sự phụ thuộc vào nhân sự

Quy trình và dữ liệu được lưu trên hệ thống, không nằm riêng trong trí nhớ, điện thoại hoặc sổ tay của một người.

Khi nhân sự nghỉ hoặc thay đổi vị trí, công việc vẫn có thể được tiếp tục mà không bị gián đoạn.

Đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh

Doanh nghiệp có thể phân tích hiệu quả theo:

  • Từng chuyến
  • Từng phương tiện
  • Từng tài xế
  • Từng khách hàng
  • Từng tuyến vận chuyển
  • Từng đơn vị cung cấp

Dữ liệu này giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực tế.

Dễ dàng mở rộng quy mô

Khi số lượng xe, chuyến và khách hàng tăng lên, doanh nghiệp không phải tiếp tục bổ sung nhiều file Excel hoặc tăng nhân sự chỉ để tổng hợp dữ liệu.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng eZLog?

eZLog không chỉ hỗ trợ điều phối xe mà còn giúp doanh nghiệp quản trị đồng bộ toàn bộ hoạt động vận tải.

Hệ thống phù hợp với:

  • Doanh nghiệp sở hữu đội xe
  • Doanh nghiệp sử dụng kết hợp xe nhà và xe thuê ngoài
  • Doanh nghiệp vận tải hàng hóa
  • Doanh nghiệp vận tải container
  • Công ty giao nhận và logistics
  • Đơn vị cần quản lý nhân sự, chi phí và công nợ theo hoạt động vận tải

eZLog có thể được cấu hình theo quy trình, phương pháp tính cước và cách quản lý thực tế của từng doanh nghiệp.

Tư vấn phần mềm quản lý vận tải

Việc triển khai phần mềm không chỉ là thay thế Excel bằng một công cụ mới. Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với quy trình điều phối, phương pháp tính cước, cách quản lý chi phí và mô hình đối soát hiện tại.

Đội ngũ eZLog sẽ khảo sát nhu cầu, tư vấn quy trình và đề xuất phương án triển khai phù hợp với từng mô hình vận tải.

Liên hệ tư vấn và đăng ký trải nghiệm eZLog: